Como contratar um palestrante para seu evento de final de ano

Por: Carolina Manciola - Portal Administradores

Muitos gerentes, coordenadores e analistas de treinamento se deparam com uma questão crucial no último trimestre do ano: eventos de fechamento, convenções e reuniões de ciclos programados. Decidir quem será o porta-voz da empresa num momento de reta final é, muitas vezes, uma “pedra no sapato” de quem precisa fazer essa escolha.

A seleção dos palestrantes ocorre, comumente, por meio de indicação de conhecidos, por outros profissionais da área ou através de buscas realizadas via Internet. No entanto, como são muitas opções, escolher “aquele” que dará o tom ao evento/treinamento, torna-se desafiador. Pensando nisso, algumas recomendações são importantes, enfatizando aspectos que devem ser observados na hora de decidir por esse tipo de profissional:

Conteúdo: há uma grande discussão em torno do conteúdo das palestras. Afinal, como, em tão pouco tempo – palestras costumam durar no máximo 2 horas –, é possível transmitir o teor da mensagem? Sempre há conteúdo, o que acontece é que, muitas vezes, a forma de transmiti-lo torna-o muito implícito ou de difícil absorção. É importante saber o nível de conhecimento que o palestrante possui sobre o assunto abordado.

Tema: o tema da palestra deve ser definido levando em conta o público, o objetivo e a necessidade da organização. Podem ser assuntos específicos ou genéricos, o importante é que estejam alinhados à finalidade da apresentação, para que o público consiga absorver o “recado”.

Público: para quem essa palestra será ministrada? Qual o nível de conhecimento do público acerca do tema? São pessoas que já assistiram a muitas palestras ao longo da carreira ou que têm poucas oportunidades, como esta? São pessoas “abertas” ou “fechadas”, gostam ou não de brincadeiras e interação? Pontos como esses precisam ser considerados na hora de decidir, pois o palestrante tem que estar em sintonia com a platéia.

Forma: comenta-se no mercado corporativo que muito mais importante do que o conteúdo de uma palestra é a forma como ele é transmitido. Isso é muito relativo, pois voltamos à questão do objetivo. Quantas vezes ouvimos pessoas comentarem que a palestra foi “show”, mas que não ficou “nada” da mesma? Isso acontece exatamente porque seu objetivo não ficou claro. Contrataram um showman, quando o necessário era alguém mais didático. Contudo, independentemente do palestrante e do tema, é importante que a apresentação seja prazerosa e não enfadonha.

Estilo: conhecer o estilo do palestrante é imprescindível. Ele é formal, “escrachado”, durão? Isso precisa estar alinhado ao público e ao objetivo. Quanto aos slides, alguns palestrantes ainda são contra a utilização desse recurso e se vangloriam dizendo que ganham a platéias no “gogó”. Na platéia, há um misto entre pessoas auditivas, visuais e sinestésicas, por isso, quanto mais estímulos os espectadores tiverem, melhor será absorção da mensagem. Por outro lado, existem aqueles palestrantes que abusam do recurso e restringem-se a fazer pequenos comentários sobre o que é projetado. Procure alguém que consiga equilibrar o que é dito, com tom e velocidade, além do gestual, é claro!

Experiência: que experiência tem o palestrante sobre tema? Alguém fala com propriedade, por já ter vivido situações como as do público ou alguém que estudou muito o assunto? O que ele vai fazer com sua experiência durante a palestra: relatá-la, contar sua história de vida ou de sucesso, ou vai utilizá-la como pano de fundo para ilustrar o tema escolhido?

Customização: normalmente, no momento de contratar, opta-se por uma palestra já disponível. Essa pode ser uma solução, mas são muitos os casos em que há frustração exatamente por essa compra - da “palestra de prateleira”, como muitos costumam chamar. É importante que a expectativa sobre o nível de customização esteja clara entre contratado e contratante. Se isso for importante para sua empresa, procure alguém que esteja disposto a customizar sua palestra para a realidade de sua organização.

Celebridade? na hora de contratar artistas e celebridades, alguns cuidados são essenciais, principalmente porque essa é uma palestra em que, muito provavelmente, será contada sua história de vida. Para mostrar ao público que a organização “se importa” com seus colaboradores, muitos acabam optando por esse tipo de apresentação. Alguns ainda usam a desculpa do “ah, se não gostarem pelo menos foi o Fulano de Tal, que aparece todos os dias na TV, quem ministrou”, como se essa fosse uma tática de minimização de riscos. Não se engane!

Referências: a maioria das contratações vêm por indicação. É importante, no momento em que receber uma sugestão de um palestrante, alinhar qual foi contexto e o objetivo de quem o está indicando, afinal, nem sempre o que foi bom para uma empresa é garantia de sucesso para outra. Outra forma de conhecer melhor o profissional é colocar seu nome no Google: lá será possível acessar website, clippings de jornais, revistas e obter informações que vão além daquelas que foram selecionadas para seu site. Orkut, Via6 e outros sites de relacionamento também são, normalmente, boas referências, pois lá são deixados depoimentos espontâneos das pessoas sobre seu trabalho.

Esteja seguro na hora de contratar esse profissional, pois ele será o porta-voz da organização no evento de final de ano. Observe outros pontos como, por exemplo, autenticidade, histórico de comprometimento e pontualidade, senso de humor e talento. O sucesso de uma palestra depende não só de quem fala, mas também de quem a contrata. Por isso, contrate com sabedoria e cerque-se de todos os detalhes.